Månedens digitale værktøj: Trello holder styr på de fælles opgaver

Kender du det med, at man har aftalt en hel masse, noget på mail, noget på møder og andet hen over kaffen? Og nu kan ingen lige finde, hvad vi havde aftalt?

Trello er en webservice, der er perfekt til at organisere fælles arbejdsopgaver. Eller dine egne opgaver, for den sags skyld. Det er simpelt at oprette sig – og gratis i den lille, men stadig brugbare udgave.

 

Du kan prøve Trello på www.trello.com

Du kan prøve Trello på www.trello.com

En elektronisk opslagstavle
Det fungerer ved, at du opretter et ”board”, som er en slags opslagstavle til jeres ledergruppe, uanset om I er to eller flere. Systemet kan også bruges af arbejdsgrupper eller teams, der skal løse opgaver sammen.

Her kan I skrive, hvem der tager sig af hvilke arbejdsopgaver. Hver opgave får et lille kort, som man placerer på en liste efter, hvor langt opgaven er – det kunne være listerne ”Ideer”, ”To do” og ”Udført”.

Sådan gør man
Lad os sige, at I sidder til et møde i en arbejdsgruppe om mobning og har jeres Trello board kørende på en stor skærm, så alle kan se det. Det kan være, I bliver enige om, at Hans skal skrive et brev til skolebestyrelsen om skolens nye mobbepolitik, mens Grethe og Tea skal forberede klassemøder, hvor den nye mobbe-intervention prøves af i praksis.

Så opretter I under selve mødet et Trello-kort med opgaven ”Skriv brev om Mobbepolitik” og trækker billedet af Hans ned på kortet. I laver et andet kort for ”Klassemøder om Mobbe-intervention” og knytter Grethe og Tea til kortet.

Så kan alle i gruppen både på mødet og efterfølgende på deres egen Trello se, at Hans har ansvaret for opgaven med brevet, ligesom I kan sætte en dato på kortet for, hvornår opgaven skal være løst. Når Hans har sendt brevet, flytter han kortet til ”Udført”.

Kombinerer med Word og mail
Det kan også være, Hans gerne vil have sekretær Sune til at læse korrektur på brevet, inden han sender det ud, og derfor venter med at trække kortet over på ”Udført”.

I stedet vedhæfter han Word-dokumentet med brevet til kortet, trækker Sune ned på kortet og skriver en lille kommentar til Sune på kortet om at læse korrektur.

Sune får nu en mail om, at han er blevet tilknyttet opgaven med at læse korrektur og finder selv teksten inde på kortet i Trello. Når han er færdig og brevet er sendt, flytter Hans eller Sune så kortet over i ”Done”, så resten af Teamet kan se, at opgaven er løst.

God som huskeliste og overblik
På samme måde kan Grethe og Tea samarbejde om den nye værktøjskasse til Mobbe-intervention og dermed tiden holde styr på, hvad de aftaler og hver især laver – ikke mindst, når de drager andre ind i det forberedende arbejde – og alle med adgang til boardet kan følge med.

Det kan lyde lidt omstændeligt sådan at oprette alle arbejdsopgaver, men fordi systemet er så enkelt bygget op, er det meget hurtigt at oprette et kort og trække en ansvarlig person over på kortet. Og hvis ellers teamet bruger systemet, er det meget effektivt:

  1. Tag en beslutning
  2. Noter i Trello, hvem der tager sig af det
  3. Videre til næste punkt på dagsordenen

På den måde, bliver det næsten som at lave et beslutningsreferat at oprette relevante opgaver inde i Trello.

De enkelte lærere og andre medarbejdere kan tilsvarende oprette et Trello board til deres egne opgaver, hvor systemet mere fungerer en huskeliste, hvor man selv kan se, hvor langt man er i sin To do liste.

Smarte funktioner og flere platforme
Du kan bruge din Trello via hjemmesiden eller fra en App på din telefon eller Tablet. Og på hvert kort, kan du ud over slutdato, vedhæftede filer og ansvarlige personer også sætte farvelabels på kortet til bestemte typer af opgaver eller lave en tjekliste til underopgaver.

En anden smart funktion er, at du kan maile opgaver ind til dit Trello board. Hvis du eksempelvis sidder og tjekker mail og får besked om, at skolen skal melde sig skolernes motionsløb, kan du blot videresende mailen til en unik mailadresse for lederteamets Trello board.

Så bliver der automatisk oprettet et kort med opgaven og teksten fra mailen inde i Trello, som I kan tage stilling til på næste ledermøde. Denne funktion er rigtig effektiv til at få ryddet op i de mange ulæste mails, som mange af os har liggende i Indbakken.

Fakta:

Opret dig på:
Trello.com

Pris:
Gratis i en fuldt funktionel version med de fleste funktioner – findes også i en betalt business udgave, hvor du har bedre mulighed for at tildele brugerne forskellige rettigheder, så alle i teamet eksempelvis ikke kan rette i alle kort.

Tip:
– Bruger du Chrome-browseren, findes der en række nyttige udvidelser, som tilføjer ekstra funktioner til Trello. Søg blot efter Trello, når du har klikket ”Flere værktøjer” og ”Udvidelser” i Chromes menu.
– Du kan selv indstille, om du vil have mails fra Trello i din indbakke med det samme, der sker ændringer eller kun en gang om dagen eller hver uge.

Personlig Trello:
– Når I får mange opgaver på det fælles Trello board, kan du ved at klikke på Q-tasten nøjes med at få vist de opgaver, hvor du selv er tilknyttet. Trykker du Q igen, vender du tilbage til at se alle teamets opgaver.